Hvilken informasjon kan styret dele fra styremøter i borettslag og sameier?

Det er lovpålagt å føre protokoll fra styremøter. Dette er et skriftlig referat med oversikt over sakene som er behandlet og hvilke beslutninger som er tatt. Det er viktig for å gi beboerne mulighet til å følge med på styrets arbeid. Noen ganger ber beboere om innsyn i styrets protokoller. Beboeren bør da få et svar på sin henvendelse innen rimelig tid.

I saker som omhandler bygget, fellesområder, innkjøpte tjenester og lignende bør terskelen være høy for å ikke dele informasjon. I andre saker må styret være oppmerksom på at man som styremedlem har en taushetsplikt. For borettslag er denne regulert i borettslagsloven § 13-1. For sameier er ikke dette lovfestet, men prinsippene er de samme.

Taushetsplikten omfatter opplysninger om personlige forhold. Dersom styret behandler en sak som inkluderer personopplysninger, må de verne om disse. Følgelig kan de nekte andre beboere å få innsyn i denne delen av protokollen. Det typiske som må unntas eller anonymiseres er navn og saker som enkelt kan knyttes til spesifikke beboere.

Taushetsplikten gjelder kun overfor «uvedkommende». Det betyr at de kan gjøres tilgjengelig for personer med berettiget interesse av opplysningene. Dersom en beboer ønsker personopplysninger, må styret derfor vurdere hvilket formål beboeren trenger opplysningene til. Hvis det foreligger et gyldig formål, for eksempel at saken direkte berører den aktuelle beboeren, kan dette i utgangspunktet deles med vedkommende.

Samtidig bør styret alltid vurdere opplysningens grad av sensitivitet før den eventuelt deles. En pekepinn for hvilke opplysninger som det bør vises ekstra varsomhet med å dele, er om de vil oppleves som belastende. Eksempel kan være opplysninger om dårlig økonomi eller psykiatri. Da må styret veie personens behov for personvern opp mot beboerens behov for innsyn.

Jevnlig deling av hva som diskuteres på styremøtene kan bidra til å gi beboere innsikt og tillit til styrets arbeid slik at det ikke oppstår tvist om utlevering av informasjon. Et forebyggende tiltak er derfor at styret lager et kort nyhetsbrev/referat fra styremøtene som deles i aktuelle kommunikasjonskanaler.

Ved spørsmål om denne problemstillingen er du velkommen til å ta kontakt med eiendomsavdelingen i advokatfirmaet Legalis for en kostnadsfri samtale om saken og eventuell videre bistand ved behov.

Tekst: Karoline M. Larsen, Advokatfirmaet Legalis AS